Wirtschaftsbetriebe Duisburg-AöR

Zeit ist Geld - auch bei der öffentlichen Hand

Mit Hilfe von Technologien und Beratungsleistungen der lnterflex Datensysteme GmbH haben die Wirtschaftsbetriebe Duisburg ihre gesamte Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung standardisiert. Seit Herbst 2009 profitiert das Unternehmen, das vielfältige bürgernahe Dienste aus einer Hand bereitstellt, von einem lT-System, das sich von der Software bis zu den Erfassungsterminals ebenfalls aus einem Guss präsentiert: SP-Expert und lF-6020 von lnterflex sorgen für hohe Datenqualität, erhebliche Zeitersparnisse und weitere Synergieeffekte.

ln kaum einer Gemeinde vollzieht sich der Strukturwandel mit solcher Rasanz wie in Duisburg. Einst galt die Kulisse der legendären Schimanski-Tatorte als internationales Zentrum der Montanindustrie, längst aber präsentiert sich die kreisfreie Stadt am Schnittpunkt von Ruhrgebiet und Rheinschiene als moderner Wissenschafts- und Hightech- Standort mit knapp 500.000 Einwohnern. Eine Entwicklung zur Dienstleistungsmetropole, die sich auch auf Seiten der öffentlichen Hand widerspiegelt. So verstehen sich beispielsweise die Wirtschaftsbetriebe Duisburg mittlerweile als kundenorientiertes Dienstleistungs- unternehmen - getreu dem Motto „Mehr Service für unsere Stadt aus einer Hand". Der Anstalt öffentlichen Rechts obliegen äußerst vielfältige Aufgaben: Sei es die Abfall- entsorgung, die Stadtreinigung und -entwässerung, die Unterhaltung der Spielplätze, der Betrieb der städtischen Friedhöfe sowie die Pflege der städtischen Grünflächen und Parks. Ferner bewirtschaften die Wirtschaftsbetriebe Duisburg zahllose lnfrastruktureinrichtungen wie Straßen, Wege, Plätze, Brücken oder Signalanlagen im Auftrag der Stadt. Um all dies zur hohen Zufriedenheit der Kunden und Bürger erfüllen zu können, beschäftigen sie rund 1.450 Mitarbeiter aus ganz unterschiedlichen Berufssparten: lngenieure, Ver- und Entsorger, Disponenten, Kraftfahrer, Mechaniker, Kaufleute, Betriebswirte, Betriebsschlosser, Elektriker und Gärtner. Hinzu kommen 400 weitere Kräfte, die unter anderem über Leiharbeitsverhältnisse angestellt sind.

Flexible Komplettlösung für ein bewegliches Unternehmen

„Unser Personalwesen hat Mitarbeiter an 25 Standorten über derzeit 35 Buchungsstellen zu administrieren - Tendenz steigend. Vor diesem Hintergrund ist eine reibungslos funktionierende Zeitwirtschaft von enormer Bedeutung, um die Mitarbeiterzufriedenheit sowie effiziente Betriebsabläufe zu gewährleisten"

betont Dipl.Wirtsch.-lng.(FH) Stefan Büttgen als Leiter der Strategischen lT bei den Wirtschaftsbetrieben Duisburg. Umso schwerer wogen die Defizite der bisher verfügbaren Technologie. Denn für Zeiterfassung und Workforce Productivity war in der Vergangenheit kein durchgängiges System im Einsatz, sondern ein Konglomerat heterogener Software- Lösungen.

„Das Bestandssystem erwies sich zunehmend als überkomplexe, unzureichend integrierte IT-Umgebung, bei der es an Synergien und absoluter Datenverlässlichkeit mangelte. Die Schnittstellen waren anfällig, Auswertungen einfach zu aufwändig", schildert Stefan Büttgen:

„Angesichts der Insolvenz des Herstellers war zudem mehr als fraglich, wie lange sich unser Zeiterfassung-System noch zuverlässig nutzen ließ. Höchste Zeit also für eine Standardisierung des gesamten Zeitmanagements auf Basis einer zukunftsweisenden Komplett-Lösung."

Kompetente Beratung als entscheidendes Plus

Als kommunales Unternehmen koppelten die Wirtschaftsbetriebe Duisburg die Vergabe des Projekts an eine öffentliche Ausschreibung, in der sich schließlich die lnterflex Datensysteme GmbH durchsetzte, deren Workforce-Productivity-Software SP-EXPERT das Unternehmen bereits in einigen Geschäftsfeldern einsetzte. Entscheidend war, dass der Stuttgarter Hersteller die Anbindung moderner Erfassungs-Terminals an die Personaleinsatzplanung im Rahmen einer vollintegrierten Lösung gewährleisten konnte.

„Die Berater von Interflex standen uns schon im Vorfeld mit Rat und Tat zur Seite, um ein konkretes Ideal-Modell für unsere Zeitwirtschaft der Zukunft zu entwerfen. Bei der Zieldefinition haben sie uns ebenso kompetent unterstützt wie mit Machbarkeitsanalysen bei der Anbindung von Zeiterfassungsterminals mehrerer Anbieter," verweist Stefan Büttgen.

Der Projektplan sah vor, in nur sechs Monaten die unternehmensweite Standardisierung der Personaleinsatzplanung auf Basis von SP-Expert bei gleichzeitiger Einführung von lnterflex lF-6020 zum Abschluss zu bringen: einer Lösungsfamilie mit aufeinander abgestimmter Hardware und Software, die alle Aufgaben der Zutrittskontrolle und Zeiterfassung als Client- Server-System bereitstellt. Dazu zählen neben der Überprüfung von Zutrittsberechtigungen über ein Ausweissystem und dem zuverlässigen, zügigen Erfassen, Verarbeiten und Korrigieren der Zeitdaten auch die nahtlose Übergabe an Lohn- und Gehaltsprogramme sowie Employee Self Services und Workflow-Funktionen.

ln einem ersten Schritt sorgten Entwickler und Prozessberater von lnterflex für die notwendigen Anpassungen der bestehenden SP-Expert-lnstallation zum Anschluss von lF- 6020. Dabei gelang es, die gemeinsam entwickelte Vision zu beinahe hundert Prozent abzubilden. Das Web-Terminal der neuen Zeitwirtschaft stand dem lT-Team der Wirtschaftsbetriebe Duisburg bereits kurz nach Projektstart zur Verfügung, sodass ausreichend Zeit blieb, sich mit allen Neuerungen vertraut zu machen.

lm Juli realisierte lnterflex binnen einer Woche die lnstallation der Zeiterfassungsgeräte, die für die Übergangsphase einen Dualbetrieb ermöglichen. Am 01. August 2009 wurde der erste Geschäftsbereich der Wirtschaftsbetriebe Duisburg auf die neuen Terminals umgestellt, genau einen Monat später folgte termingerecht der unternehmensweite Produktivstart. Und Ende September wurde innerhalb von zwei Tagen die Zutrittsverwaltung mit lF-6020 aktiviert.

„Bei einem derart engen Zeitplan bleibt Stress nicht aus. Doch unser Pro}ektteam und die Berater von Interflex haben während der gesamten sechs Monate hervorragend Hand in Hand gearbeitet", so Stefan Büttgen: „Die Zusammenarbeit war trotz allen Zeitdrucks jederzeit konstruktiv und zielgerichtet. Das war der Schlüssel zur vorbildlichen Termin- und Budgettreue."

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