Estrel Berlin

5 Sterne für die neue Personaleinsatzplanung

Estrel Berlin - Europas größter Convention-, Entertainment- und Hotel-Komplex

„Tagen, Wohnen, Entertainment - Alles unter einem Dach": So lautet das Motto des Estrel Berlin, Europas größtem Convention-, Entertainment- und Hotel-Komplex. Bestehend aus einem multifunktionalen Convention Center, dem 4-Sterne plus Hotel - das mit 1.125 Zimmern zugleich Deutschlands größtes Hotel ist - sowie dem Entertainment-Programm im Festival Center hat sich das Estrel mit seinem Konzept längst national und international einen Namen gemacht. Mit insgesamt 15.000 m2 Nutzfläche bietet das multifunktionale, vollklimatisierte Kongress- und Tagungszentrum Raum für Veranstaltungen jeder Art und Größe. Allein in der Convention Hall finden bis zu 6.000 Gäste Platz. Insgesamt beschäftigt der Estrel-Komplex 550 festangestellte Mitarbeiter inklusive Auszubildender, hinzu kommen rund 150 Mitarbeiter von Fremdfirmen. Mit dem Estrel Berlin hat sich Eigentümer Ekkehard Streletzki seine Vision eines Convention-, Entertainment- und Hotel-Komplexes verwirklicht. Der Bauunternehmer hatte die Idee in Anlehnung an Vorbilder in den USA entwickelt und bei der Umsetzung viel Mut für Innovation und Investition bewiesen. Mit Erfolg: Im Jahr 2000 hat das Estrel als erstes Hotel in der deutschen Hotellerie-Geschichte die Einhundert-Millionen-Mark-Umsatzschwelle überschritten und Streletzki selbst erhielt für sein einzigartiges Projekt Estrel den Branchenpreis „Hotelier des Jahres 2000".

 

Signifikante und messbare Verbesserungen bei der Personaleinsatzplanung

Das anspruchsvolle Konzept des Estrel-Hotels erfordert von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht nur Professionalität und Zuverlässigkeit; für den Ruf des Hotels ist die stets qualitativ hochwertige und einwandfreie Leistung der gesamten Belegschaft von zentraler Bedeutung. „Fakt ist, unser Personal ist der Garant für unseren Erfolg. Extreme wie zum Beispiel zu wenig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzuplanen können wir uns genauso wenig leisten wie eine ständige Überplanung," erklärt Annette Bramkamp, Personalleiterin im Estrel Berlin. Vor Einführung des neuen Personaleinsatzplanungssystems SP-EXPERT hatte weder die Geschäftsführung, noch das Personalbüro einen aktuellen Überblick in Bezug auf Personalkosten und Arbeitsstände. Auch die Urlaubsstände für Rückstellungen waren nicht aktuell und nur umständlich zu besorgen. „Ohne standardisierte Werkzeuge war ein optimaler Personaleinsatz im Hinblick auf Kosten und die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitvor- schriften schlichtweg nicht möglich" berichtet Cornelia Stephan, stellvertretende Personal- leiterin im Estrel Berlin. An einen abteilungsübergreifenden Überblick der bereits geleisteten Stunden war gar nicht zu denken.

Hohe Fehlerquoten bei der Lohnabrechnung, verursacht durch lange Wege und viele manuelle Eingaben in die entsprechenden Systeme, verärgerten unsere Mitarbeiter und führten zu einem enormen Zeitaufwand für die Berichtigungen und das Zusammenführen unterschiedlicher Daten. Wichtige Personalkennzahlen konnte das Management nur rückwirkend betrachten. Ein Blick in die zukünftigen Aufwendungen war nicht möglich. „Die schlichtweg unzureichenden Controlling-Möglichkeiten in dem so wichtigen Personalbereich waren auf Dauer ein unzumutbarer Zustand," resümiert Annette Bramkamp. Deshalb entschied das Hotelmanagement die Einführung einer Software für den Personaleinsatz. Die Software sollte für die gesamte Belegschaft und die Aushilfen abteilungs- und firmenübergreifend eingesetzt werden.

 

Reduzierung der Aushilfskosten um rund 50.000 Euro im ersten Jahr

"Die neue Transparenz im SP-EXPERT-System ermöglichte sofort eine weitaus effektivere Planung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dank der übersichtlichen Dienstpläne werden sie nun auch abteilungsübergreifend eingesetzt. Allein diese Maßnahme ergab eine Reduzierung der Aushilfskosten um ca. € 50.000 im ersten Jahr. Die Abteilungsleiter und das Personalbüro können Engpässe, verursacht durch Personalausfälle und unerwartete Stoßzeiten, entschieden besser bewältigen," berichtet Cornelia Stephan. Zeitraubende und nervige Rundrufe in den Abteilungen entfallen, da die aktuellen Dienstpläne inklusive der exakten Stundenstände für die einzelnen Mitarbeiter stets einsehbar und zur Hand sind.

Darüber hinaus liegt die Fehlerquote beim Führen der Zeitkonten für Urlaub und Krankheit sowie bei der Gehaltsabrechnung nahezu bei Null. „Die automatische Übersicht der Kranken- und Urlaubstage sowie der anfallenden Zeitzuschläge bringt uns eine Zeitersparnis von circa 35 Stunden pro Monat. Das ergibt rund 1000 Euro pro Monat und 12.000 Euro pro Jahr," rechnet Cornelia Stephan. Jede Recherche in die Vergangenheit ist schnell erledigt - man muss nicht erst in das Archiv gehen und alte Dienstpläne kopieren, auch die umfangreiche Papierablage der Dienstpläne entfällt.

„Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Hauses freuen sich über sachlich richtige Lohnabrechnungen und die neuen Informationsmöglichkeiten über ihre Zeitkontenstände am Web-Terminal. Lästige Anrufe bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an freien Tagen mit der Bitte bzw. Frage, ob sie für einen Kollegen einspringen können, werden zunehmend zu einer Seltenheit. Schulungstermine werden zentral eingegeben und können so vom Abteilungsleiter nicht mehr vergessen werden. Die qualitativ bessere und zutreffendere Budgeterstellung und -genehmigung ist ein weiteres Plus der Anwendung. Da die Personalverantwortlichen die Auslastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser einschätzen können, werden die Pläne von Monat zu Monat besser. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der SP-EXPERT Datenbank ist zwar sehr arbeitsintensiv, aber die Arbeit wird schnell durch belegbare und nachhaltige Kostenreduzierungen belohnt. Wir sind sicher, mit SP-EXPERT haben wir eine exzellente Software für den Einsatz der wichtigsten Quelle unseres Erfolges - unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter!" schließt Annette Bramkamp.

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